Politique de Protection des Données – IMR

L’Institut de Médecine de la Reproduction – l’IMR- (ci-après « L’IMR » ou le « Centre AMP 1305 »), est une association régie par les dispositions de la loi du 1er Juillet 1901 dont le but est à titre principal, dans le respect de la législation et de la réglementation applicable, de réunir des praticiens de différentes spécialités afin notamment d’assurer une prise en charge clinique ou biologique, des couples présentant la fécondité à l’exclusion des actes d’assistance médicale à la procréation soumis à une autorisation sanitaire. 

 

L’association a également pour objet, notamment de : 

 

– Créer et animer une équipe de recherche sur l’Endocrinologie et la Reproduction Humaine, naturelle et artificielle ; 

– Centraliser et diffuser les connaissances acquises et les résultats obtenus auprès des médecins et du public ; 

– Promouvoir la recherche scientifique sur les causes et les effets thérapeutiques de la stérilité humaine ; 

– Promouvoir la réflexion sur les problèmes éthiques posés par les méthodes de procréation artificielle ; 

– Proposer un développement des techniques échographiques dans la prise en charge de l’infertilité dans le diagnostic prénatal. 

 

Le présent document constitue la Politique relative à la protection des données à caractère personnel (Ci-après la « Politique ») de l’IMR au titre du Règlement européen (UE) 2016/679 sur la protection des données à caractère personnel (Ci-après « RGPD » ou le « Règlement ») ainsi que de la loi Informatique et libertés modifiée. La Politique est accessible de manière permanente sur le site Internet de l’IMR afin d’en assurer la plus large diffusion, de même qu’elle peut être remise à première demande à toute personne qui le souhaite. 

 

S’inscrivant dans le cadre de l’exigence de transparence du RGPD, cette Politique a été rédigée pour être compréhensible et aisément accessible aux personnes concernées par des traitements de données à caractère personnel afin de décrire : 

 

La politique de protection des données est composée de quatre parties : 

 

1. Les exigences du RGPD applicables au traitement des données à caractère personnel par l’IMR, 

II. Les activités de traitements de données conduites par l’IMR,  

III. Les droits reconnus aux personnes physiques, 

1. Prendre contact avec l’IMR et son DPO au sujet de la protection des données. 

 

La présente politique étant susceptible d’évoluer, il convient de s’y référer régulièrement.  

 

1. Les exigences du RGPD applicables au traitement des données à caractère personnel par l’IMR 

 

Au sens du RGPD, les données à caractère personnel sont définies comme toutes informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable directement ou indirectement. L’IMR procède à des traitements de données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de son activité associative et de la gestion de la relation avec ses membres praticiens, ainsi que dans le cadre de la mise en œuvre de moyens permettant aux praticiens d’exercer une activité médicale au sein du Centre de Procréation Médicalement Assistée (Centre AMP 1305). Les traitements de données réalisés sont décrits dans la partie II de la présente Politique.  

 

Au sein de l’IMR, prenant en compte les exigences du RGPD à l’occasion des traitements de données à caractère personnel : 

 

• Nous veillons à ce que des données soient collectées et traitées dans le périmètre strict des activités de l’association, pour des objectifs et des finalités licites, explicites, légitimes, selon des procédés loyaux ; 
• Nous veillons à assurer la transparence des traitements avec une information appropriée des personnes dans tous les cas de collecte, lorsque les données sont reçues des personnes elles-mêmes ou proviennent éventuellement de tiers ou des technologies ; 
• Ainsi, lorsqu’il est procédé à la collecte de données à caractère personnel directement auprès des personnes, nous précisons la base légale du traitement et si la fourniture revêt un caractère réglementaire ou contractuel et conditionne notamment le bénéfice d’une prestation ou la conclusion d’un contrat, nous indiquons si la personne concernée est tenue de fournir les données à caractère personnel ; de même que nous précisons les conséquences éventuelles de la non-fourniture de données et apportons aux personnes une information permettant de comprendre les circonstances des traitements et les droits qui leur sont reconnus ;  

• Dans le cas où les données à caractère personnel ne seraient pas collectées directement auprès de la personne concernée, nous nous efforçons de veiller à ce qu’il soit apporté aux personnes, par notre intermédiaire ou par celui des interlocuteurs pour lesquels nous agirions, des éléments d’information similaires de ceux qui doivent être  communiqués en cas de collecte directe précité, de même que pour qu’il vous soit précisé la source des données ; cette information devant au titre du RGPD être apportée dans un délai raisonnable, mais également lors de la première communication avec les personnes lorsque les données sont destinées à cet usage, ou au plus tard lorsque les données à caractère personnel sont communiquées pour la première fois à un autre destinataire si un tel usage est envisagé ; 
• Dans l’hypothèse où le cas se présenterait, nous indiquons l’existence d’une prise de décision automatisée, y compris le cas échéant un profilage, nous indiquons les informations utiles concernant la logique sous-jacente, ainsi que l’importance et les éventuelles conséquences prévues de cet éventuel traitement ; 
• En cas d’intention d’effectuer un éventuel traitement ultérieur de données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle les données ont été initialement collectées, nous fournissons préalablement aux personnes des informations au sujet de cette autre finalité et toute autre information permettant de comprendre la finalité de manière transparente ; 
• Nous communiquons des données restreintes aux destinataires en fonction de leurs habilitations, comprenant les services de l’IMR ainsi que les intervenants concernés ; 
• Nous nous engageons   

• À minimiser les traitements de données,  
• À assurer la mise à jour régulière des données,  
• À procéder à une conservation proportionnée des données en fonction de critères déterminés au regard notamment de la finalité du traitement, des exigences contractuelles ou opérationnelles ou pour répondre à nos obligations réglementaires et ce, dans le respect du droit applicable, 
• À encadrer les relations avec les destinataires de données et sous-traitants par tous moyens propres à assurer le respect de nos obligations légales, 
• En cas d’éventuel transfert de données à destination d’un pays situé hors de l’Union européenne, à prendre toutes mesures possibles, conformément aux exigences du RGPD, garantissant le respect de la réglementation applicable en Europe,  

• À sensibiliser les collaborateurs de l’IMR à l’exigence de protection des données à caractère personnel et à leur confidentialité, 
• À assurer la sécurité des traitements et des données, 
• À prendre en compte l’ensemble des droits reconnus aux personnes physiques en vertu de la réglementation applicable.  

 

La prise en compte des principes et exigences du droit de la protection des données à caractère personnel s’accompagne de mesures organisationnelles et techniques afin d’appliquer de manière effective les dispositions du RGPD et d’apporter des garanties opérationnelles. 

 

1. Les activités de traitement de données à caractère personnel conduites par l’IMR

 

L’IMR procède à des traitements de données à caractère personnel dans le cadre de la gestion de son activité associative, ce qui inclut la mise en œuvre de moyens permettant aux praticiens d’exercer une activité médicale au sein du Centre de Procréation Médicalement Assistée (Centre AMP 1305).  

 

A- Gestion de l’association, ressources informatiques et outils numériques  

 

En tant que responsable de traitement dans la cadre de l’activité de l’association IMR soumise à la loi de 1901, il est procèdé au traitement de données à caractère personnel ayant pour finalité la gestion administrative des membres praticiens, la gestion des relations avec les interlocuteurs externes de l’association et les fournisseurs. En fonction des finalités, la base juridique des traitements est susceptible d’être de nature contractuelle ou règlementaire résultant de l’activité réglementée de gestion d’un Centre AMP, de même qu’elle peut reposer sur l’intérêt légitime de l’association à réaliser des traitements de données. Les données à caractère personnel sont destinées à l’IMR et sont conservées par l’IMR pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des différentes finalités ainsi qu’au regard des bases légales des traitement concernées. Les données à caractère personnel peuvent être conservées pendant une durée complémentaire d’archivage.  

 

L’IMR réalise des traitements de données à caractère personnel aux fins de déploiement de ressources informatiques et d’outils numériques composant le système d’information. Les traitements de données ayant pour base juridique l’intérêt légitime de l’IMR, incluent la collecte d’informations liées à la gestion des habilitations d’accès, ainsi que ceux qui sont liés à l’application de la Charte individuelle relative à l’usage des ressources informatiques et des outils numériques de l’IMR dont l’objectif est d’engager chaque Utilisateur à appliquer des bonnes pratiques. Les données à caractère personnel sont destinées à l’IMR et sont conservées par l’IMR pendant la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités. 

 

L’IMR réalise des traitements de données dans le cadre de l’exploitation du site Internet de l’association aux fins de gestion de son bon fonctionnement. Dans ce cadre l’IMR est susceptible de réaliser des traitements reposant sur l’usage de cookies à l’occasion de la consultation du site internet par les utilisateurs. Les cookies peuvent être traités dans le cadre des finalités suivantes dans le cadre d’une base juridique reposant sur l’intérêt légitime de l’IMR au titre du RGPD : gestion du bon fonctionnement du site et de son hébergement (cookies essentiels), mise à disposition des utilisateurs de fonctionnalités lors de l’utilisation du site (cookies fonctionnels), réalisation d’analyse sur l’audience et l’efficacité des contenus du site (cookies de mesure d’audience).  Le site de l’IMR utilise actuellement uniquement des cookies essentiels. Ces cookies ne sont pas soumis au recueil de l’autorisation préalable de l’utilisateur, le site n’est par conséquent pas doté d’un bandeau cookies.  Le paramétrage de navigation du logiciel de navigation permet de connaître la présence de cookies lors de la visite d’une site Internet et éventuellement de les refuser.  

Pour en savoir plus sur les exigences de conformité des cookies au RGPD, il est possible de consulter le site Internet de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL – www.cnil.fr )  

 

B- Gestion du personnel et de la paie  

 

En tant que responsable de traitement, L’IMR procède au traitement de données aux fins de gestion du personnel et de la paie ainsi que pour l’accomplissement des opérations qui en résultent. Cela inclut la gestion des recrutements, des évaluations, des congés et des absences, la réalisation de la paie ainsi que la mise à disposition des ressources informatiques et des outils numériques. La base juridique des traitements est de nature contractuelle ou règlementaire en lien avec l’accomplissement des activités de d’un employeur, de même qu’elle peut reposer sur l’intérêt légitime à réaliser des traitements de données dans la gestion du personnel. Les données collectées et traitées sont destinées aux services internes et le cas échéant aux intervenants externes habilités. Elles sont conservées par l’IMR pendant la durée contractuelle, puis pendant une durée d’archivage administratif par le prestataire chargé de la gestion de la paie. 

 

C- Gestion de l’activité médicale, soins, recherche, prise de rendez-vous et téléconsultation 

 

Dans le cadre de l’activité règlementée du Centre de Procréation Médicalement Assistée (Centre AMP 1305), l’IMR déploie en tant que sous-traitant des moyens de traitements de données de santé pour le compte des praticiens médecins et biologistes qui les utilisent en tant que responsables de traitements dans la conduite de l’activité médicale lié au parcours d’assistance médicale à la procréation. Ces moyens sont constitués par un dossier clinico-biologique stocké par un hébergeur de santé agréé (Hébergeur HDS) ainsi que par des appareils et dispositifs médicaux (Échographie, système Time Lapse). La base juridique des traitements réalisés par les praticiens a trait à la nécessité des diagnostics médicaux et à la prise en charge sanitaire des patients concernés. Certaines données du dossier clinico-biologique sont transmises par l’IMR à l’Agence nationale de biomédecine conformément à la réglementation applicable. Les dossiers médicaux sont conservés pendant une durée de 20 ans à compter de leur dernière consultation, ainsi que le cas échéant pendant une durée ultérieure complémentaire d’archivage pouvant atteindre 40 ans dans le cadre d’un intérêt légitime résultant du contexte spécifique de l’activité d’AMP ainsi que pour répondre à la durée légale de la conservation des registres d’Assistance Médicale à la Procréation.   

 

Des données pertinente issues des dossiers médicaux peuvent être traitées de façon totalement anonyme et facultative aux fins de recherche médicale et transmises à des destinataires habilités, en accord avec la règlementation en vigueur. Les informations utilisées peuvent être toute information du dossier médical qui s’avère pertinente pour la recherche concernée qui elle-même présente un intérêt d’ordre public. Les consentements des personnes participant aux recherches, ainsi que le tableau d’anonymisation des patients participant à l’étude sont conservés pendant une durée de 15 ans. 

 

Dans le cadre de l’objet de l’association IMR et des activités du Centre de Procréation Médicalement Assistée (Centre AMP 1305), l’IMR facilite en tant qu’organisme promouvant la recherche médicale l’activité de recherche conduite par le médecin investigateur ou co-investigateur qui procède à l’inclusion des patients et au traitement de leur données. 

 

Dans le cadre de l’activité des praticiens médecins au sein du Centre de Procréation Médicalement Assistée (Centre AMP 1305), l’IMR souscrit des abonnements auprès de prestataires externes proposant aux praticiens la prise de rendez-vous et la conduite de téléconsultation. Ces services sont utilisés par les praticiens en tant que responsables de traitement. 

 

 

III. L’exercice des droits reconnues aux personnes physiques par le RGPD  

 

Les personnes physiques disposent d’un ensemble de droits qui s’appliquent en tenant compte des circonstances des traitements de données à caractère personnel.  

 

Les personnes physiques disposent des droits suivants dans le cadre du RGPD : 

 

• Droit à la fourniture d’une information en cas de collecte directe ou indirecte de données à caractère personnel ; 
• Droit d’accès, permettant d’obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel les concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données à caractère personnel ; 
• Droit de rectification et d’effacement permettant d’obtenir, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel qui sont inexactes et, compte tenu des finalités du traitement, le droit d’obtenir que les données soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire, ainsi que le droit à l’effacement, permettant d’obtenir l’effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel lorsque certains motifs sont réunis ; 
• Droit à la limitation du traitement pendant une certaine durée lorsque certains éléments s’appliquent, tels qu’une éventuelle contestation de l’exactitude de données à caractère personnel, de traitement illicite auquel s’opposerait une personne, ou encore en cas de nécessité de traitements de données de la  personne concernée pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou encore en cas de vérification de l’éventuelle prévalence des motifs légitimes poursuivis par le responsable du traitement sur ceux de la personne concernée ; 
• Droit à la portabilité des données lorsqu’un traitement est notamment fondé sur le consentement d’une personne ou un contrat ;  

• Droit d’opposition, dans une certaine mesure au regard des textes applicables, en cas d’éventuelle prise de décision individuelle automatisée reposant sur la situation particulière d’une personne ; 
• Droit à ne pas faire l’objet d’un traitement à des fins de prospection.
   

 

1. Prendre contact avec l’IMR et son DPO au sujet de la protection des données, ainsi que pour l’exercice des droits

 

 

L’IMR s’engage à examiner toute demande afin de faciliter l’exercice des droits reconnus par le RGPD. Des réponses seront apportées aux personnes d’une façon concise, transparente, compréhensible et aisément accessible, en des termes clairs et simples.  

 

De plus, les informations pourront être fournies par écrit ou par d’autres moyens y compris par voie électronique si cela est approprié ou si votre demande est présentée sous cette forme.  

 

A la demande des personnes, les informations peuvent être fournies oralement, à condition que votre identité soit démontrée par d’autres moyens. Afin de s’assurer de l’identité des personnes, il pourra vous être demandé de fournir des informations ou documents justificatifs. 

 

Les demandes portant sur l’exercice des droits reconnus par le RGPD et la loi Informatique et libertés modifiée peuvent être adressées de la manière suivante : 

 

 

 

– Demande concernant les traitements de données effectués dans le cadre de l’activité de l’association IMR (gestion administrative de l’association, gestion des locaux et moyens techniques du Centre AMP 1305, gestion du personnel de l’association), activité médicale, activité de recherche : 

 

A l’attention de la Direction   

IMR 

RGPD 

6 Rue Rocca, 13008 Marseille   

E-mail : contacrgpd1305@gmail.com 

Téléphone : 04 91 16 79 10  

 

 

 

L’IMR ayant désigné un délégué à la protection des données auprès de la Commission antinationale de l’informatique et des libertés. Dans le cadre de sa fonction et des missions définies par le RGPD, ce dernier intervient dans l’ensemble des projets de traitement, de même que pour veiller à la prise en compte des droits des personnes et contribuer à la diffusion d’une culture de la protection des données au sein de l’IMR.  

 

Il est possible de prendre contact avec le DPO de l’IMR aux coordonnées suivantes : 

 

IMR 

Délégué à la protection des données 

6 Rue Rocca, 13008 Marseille   

E-mail : contactrgpd1305@gmail.com 

 

Téléphone : 04 91 16 79 10